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Gestion asynchrone de vos appels
Ne laissez plus les messages s’accumuler lorsque vous êtes occupé, en déplacement ou auprès de vos clients.
Comment fonctionne notre service?
Les appels sont dirigés vers une boîte vocale réservée à votre entreprise. Nos adjointes consultent les messages pendant les plages de service convenues et prennent les mesures appropriées selon vos directives.
Chaque demande peut être:
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Consignée dans un registre
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Transmise à la personne responsable
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Traitée directement lorsque cela est autorisé
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Suivie par téléphone, courriel ou message texte
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Classée selon son niveau de priorité
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Ajoutée à votre logiciel ou à votre système de gestion
Il ne s’agit pas d’un service de réponse téléphonique en direct. Les délais de traitement sont déterminés avec vous au début du mandat.
Une gestion structurée de vos messages
Pour chaque appel reçu, nous pouvons:
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Écouter et analyser le message
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Noter les coordonnées de la personne
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Identifier le motif de l’appel
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Vérifier les renseignements nécessaires
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Transmettre un compte rendu à votre équipe
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Effectuer le suivi demandé
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Mettre à jour le dossier du client
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Documenter les actions réalisées
Pourquoi choisir un service asynchrone?
La gestion asynchrone constitue une solution simple pour les entreprises qui n’ont pas besoin d’une réponse immédiate à chaque appel.
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Moins d’interruptions pendant votre journée
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Aucun poste de réception à maintenir en permanence
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Messages regroupés et organisés
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Meilleur suivi des demandes
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Soutien adapté à votre volume d’appels
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Procédures personnalisées pour votre entreprise
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Traçabilité des appels et des actions effectuées
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Solution flexible pendant vos périodes occupées
Traitement des demandes courantes
Selon vos procédures et les accès accordés, notre équipe peut également :
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Répondre aux questions fréquentes
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Prendre, modifier ou annuler un rendez-vous
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Confirmer la réception d’une demande
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Envoyer un document ou un formulaire
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Effectuer un rappel auprès du client
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Transmettre une demande à la bonne personne
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Mettre à jour certaines informations au dossier
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Faire le suivi d’une demande non résolue
Des suivis effectués selon vos consignes
Avant le début du service, nous établissons avec vous une procédure claire pour chaque type d’appel.
Vous déterminez notamment :
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Les demandes que nous pouvons traiter
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Les personnes à qui transmettre les messages
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Les situations considérées comme prioritaires
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Les réponses que nous pouvons fournir
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Les outils que nous devons utiliser
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Les délais de traitement souhaités
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La méthode de suivi privilégiée
Votre équipe conserve ainsi le contrôle, tandis que nous assurons le traitement administratif.
Une solution adaptée à plusieurs secteurs
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PME et travailleurs autonomes
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Entreprises de services
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Professionnels et cabinets
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Cliniques et professionnels de la santé
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Organismes communautaires et associations
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Organismes publics et parapublics
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Entreprises du secteur immobilier
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Entreprises de construction
Suivi des appels et production de rapports
Nous pouvons tenir un registre des appels traités afin de faciliter le suivi par votre équipe.
Celui-ci peut comprendre :
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La date et l’heure du message
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Le nom et les coordonnées de l’appelant
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Le motif de l’appel
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Le niveau de priorité
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L’action effectuée
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La personne avisée
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Le statut de la demande
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Les suivis restant à effectuer
Des rapports périodiques peuvent également être préparés selon vos besoins.
